Deze week werd het echt zomer in Nederland en omdat de scholen nog niet uit zijn voor de zomervakantie, werk ik zelf ook hard door. Echter, dat tropenrooster dat ze nu op school hebben ingevoerd kan ook nog van pas komen van de zomer op de komende heten dagen. Vandaar mijn inspiratie voor een blog over plannen van je werk naar je omstandigheden.

Plannen zodat je kunt blijven werken

Niet alleen tijdens een hittegolf kan je planning flink in de war geschopt worden. Er kan ook iets anders gebeuren waardoor jij niet zelf je eigen planning kunt bepalen. Bijvoorbeeld een ziek kind thuis of iemand in je familie of omgeving die je wilt helpen. Ook kan het zijn dat je een groot project aanneemt en daarnaast nog andere kleinere projecten wilt blijven uitvoeren. Hoe pak je dit aan zonder oververhit te raken?

Tip 1 Blijf kalm

Dat klinkt heel simpel, maar het kost enorm veel energie wanneer je je druk gaat maken. Blijf dus kalm en accepteer dat jouw planning nu anders loopt dan je zou willen. Het is nu te warm om de hele dag op je kantoor te zitten zonder airco. Dat betekent niet dat je volledig stil hoeft te vallen. Blijf kalm, we gaan samen op zoek naar een oplossing.

Tip 2 Maak een prioriteitenlijst

Als je al je taken onder elkaar zet krijg je gegarandeerd een zeer benauwd gevoel, dat komt dan niet alleen van het warme weer. Zet achter alle taken een getal van 1 tot 5. Prioriteit 1 is enorm belangrijk en kan echt niet blijven liggen tot morgen of zelfs volgende week. Prioriteit 5 heeft absoluut geen haast en kun je voor nu even vergeten.

Tip 3 Plan je prioriteiten in je agenda

Maak nu van prioriteit 1 en 2, of als je dat fijner vindt van 1-3 een apart lijstje en bekijk hoeveel tijd je hiervoor nodig hebt. Sommige hele belangrijke taken kosten je ook veel tijd, andere heb je in een kwartier afgerond. Maak nu blokken in je agenda waarin jij tijd hebt om hieraan te werken. Ga dat niet forceren, als jij van 8:00-12:00 uur kunt werken en daarna niet meer, dan is dat de tijd om blokken in te maken. Gun jezelf ook wat ruimte en plan je niet volledig vol in die tijd. Wanneer je ergens sneller mee klaar bent en dus tijd over hebt, kun je een andere taak oppakken.

Tip 4 Wees trots op jezelf

Heb jij de eerste 3 stappen opgevolgd en heb je de beschikbare tijd nu effectief gebruikt om de belangrijkste taken af te maken? Wat goed! Wees trots op jezelf dat je onder bijzondere omstandigheden een manier hebt gevonden om toch je werk af te krijgen. Kijk niet naar die taken die er nog liggen, immers die kunnen nog wel even blijven liggen. Beloon jezelf ook, want je hebt het echt zelf bereikt.

Tip 5 Realiseer je dat dit tijdelijk is

Of het nu komt door de zomerhitte, de schoolvakantie of een andere reden waardoor jij een paar weken je planning moet aanpassen, er komt weer een tijd waarop alles weer ‘normaal’ draait. Geniet ook lekker van het moment. Ikzelf ben bijvoorbeeld op maandagmorgen een paar uurtjes gaan werken en in de middag met mijn dochters lekker naar het strand gegaan. Dat kan echt niet zo heel vaak, dus ik heb hier volop van genoten. Wanneer de regen straks weer tegen de ruiten slaat en we met paraplu’s op pad gaan kijk ik hierop terug en verlang ik vast terug naar die hitte. Ook al kon ik dan wat minder doorwerken, dag middagje strand heb ik maar mooi meegepakt!

Meer tips voor jouw planning?

Wil je meer tips voor een effectieve planning, hoe jij je communicatie kunt inplannen zodat je er niet dagelijks mee bezig hoeft te zijn en je toch dagelijks bij je ideale klant aanwezig bent? Schrijf je dan nu in voor mijn wekelijkse inspiratie mail. Ik deel elke week tips, blogs en aankondigingen met je.